Alle nodige documenten, formulieren en attesten alsook de nodige informatie worden door SOB tijdens de diverse clubvergaderingen overhandigd. Lees aandachtig de richtlijnen en de gestelde voorwaarden zoals deze in dit project vermeld staan alvorens ze in te vullen.
Vul ALLES leesbaar en in drukletters in!
a) Fase 1
Uiterlijk op 28 oktober 2011 bezorgen de clubs volgende documenten aan het sportbureau:
- de gecorrigeerde en volledig aangevulde clubgegevens;
- de lijst van de deelnemende atleten en partners met vermelding van:
o naam, voornaam, geboortedatum, sekse en fysieke handicap;
o de sport waaraan ze deelnemen;
o bij de partners schrijf je de letter P;
o voor voetbal dient tevens de ploegletter (A,B,..) en de proefcode die overeenkomt met het niveau van de ploeg opgegeven;
- het formulier voor paardrijden.
- de documenten voor transport, huisvesting, maaltijden en shuttle.
b) Fase 2
Uiterlijk op 17 februari 2012 bezorgen de clubs volgende documenten aan het sportbureau:
- het inschrijvingsformulier met gedetailleerde opgave van de proeven en de te verwachten prestaties voor elke atleet;
- ALLE attesten (medisch, verstandelijke handicap, ouderlijke toelating);
- het formulier met de annulering(en).
c) Annulering
Als een annulering een weerslag heeft op de huur van boxen voor paarden dient u dit duidelijk aan te geven op het verzamelformulier!
Als een annulering een weerslag heeft op maaltijden en/of huisvesting dient u deze eveneens te melden via het specifieke formulier ‘wijziging maaltijden/huisvesting’.
d) Vervanging
Een vervanging van een atleet is enkel geldig :
- Als ze gebeurt op het formulier van fase 2. Hiervoor schrapt u op dat formulier de atleet die niet zal deelnemen en voegt de atleet toe die hem/haar vervangt.
- Als ze gebeurt binnen dezelfde sport.
- Als ze uiterlijk op 17 februari 2012 aan het sportbureau gemeld wordt.
- Als alle attesten van de vervangende atleet op 17 februari 2012 volledig in orde zijn.
Uitzondering op deze uiterste datum vormen de ploegsporten.
Voor ploegsporten is de vervanging van een atleet toegelaten tot en met 11 mei 2012 doch enkel en alleen indien de minimum samenstelling van de ploeg in het gedrang komt. Voor de vervangende atleet moeten alle nodige attesten bij het melden van de vervanging gevoegd worden.
Voor voetbal (FO en FU) is vervangen beperkt tot uiterlijk de woensdag van de week vóór de Happy Football Day!
e) Attesten
De clubs moeten alle nodige attesten ten laatste op 17 februari 2012 aan het sportbureau bezorgen. Als het dossier van een atleet op die datum onvolledig is, wordt hij van de deelnemerslijst van de Nationale Spelen 2012 geschrapt zonder dat de club hiervoor enige terugbetaling kan eisen.
Ouderlijke toelating
Dit formulier wordt door de ouders of de meerderjarige atleet die niet in de situatie van ‘verlengde minderjarigheid’ verkeert, ingevuld en getekend en is geldig voor alle activiteiten georganiseerd door Special Olympics Belgium.
Zou dit door omstandigheden van familiale, juridische of andere aard niet mogelijk zijn, is het de wettelijke voogd of de directeur van de instelling die de toelating tekent.
Deze toelating dient u slechts éénmaal in en ze blijft geldig tot ze ingetrokken wordt door een aangetekende aanvraag.
Medisch attest
Dit formulier moet volledig ingevuld worden door de behandelende geneesheer van de atleet. Hij verklaart dat de atleet medisch geschikt is om gedurende het jaar 2012 deel te nemen aan de proeven van de sporten die vermeld staan op het attest.
Om de medische geheimhouding te garanderen vragen we om dit formulier dubbel te plooien en dicht te nieten zodat enkel de zijde met de naam van de atleet zichtbaar is.
Tijdens de Spelen raden wij u aan de SIS-kaart van elke ingeschreven atleet bij u te hebben in geval van medische zorgen.
Attest verstandelijke handicap
Alleen atleten met een verstandelijke handicap mogen aan de Nationale Spelen deelnemen.
Dit attest dient slechts éénmaal voorgelegd en het wordt na registratie teruggestuurd.
Het mag alleen door één der volgende instellingen of personen worden ingevuld:
- een geneesheer;
- een psycholoog;
- de erkende psycho-medisch-sociale-centra (CLB);
- de erkende centra voor School- en Beroepskeuze;
- de erkende centra die bevoegd zijn het inschrijvingsverslag uit te reiken voor het bijzonder onderwijs;
- de erkende begeleidingscentra;
- de erkende diensten van mentale gezondheid;
- de erkende gespecialiseerde centra voor Beroepskeuze;
- de erkende centra of diensten voor functionele reclassering.
We raden de clubs en de instellingen aan om zich te wenden tot het erkende centrum dat het verplichte toelatingsat¬test voor de opname van een persoon met een verstandelijke handicap in een instelling uitgereikt heeft.